Il cliente non paga la fattura: cosa fare, in ordine

Niente panico e niente avvocato al primo giorno di ritardo. Ecco i passi giusti, uno alla volta, dal primo giorno di ritardo fino al recupero legale.

1. Verifica che non sia un problema tuo

Prima di scrivere al cliente, controlla tre cose: la fattura è stata inviata correttamente (anche via SDI, se elettronica)? L'importo e l'IBAN sono giusti? C'era una contestazione sulla merce o sul servizio di cui non sei a conoscenza? Capita spesso che il "ritardo" sia in realtà un disguido che si risolve con una telefonata, non con un sollecito formale.

2. Giorno 1-7 di ritardo: un promemoria, non un sollecito

Alla prima scadenza mancata basta un messaggio breve e cordiale: il cliente può essersi semplicemente dimenticato. Niente minacce, niente riferimenti a leggi: solo numero fattura, importo, scadenza e IBAN, per rendere il pagamento immediato.

3. Dopo 2-4 settimane: il sollecito vero e proprio

Se il promemoria non basta, il tono sale: chiedi una data precisa di pagamento, non un generico "al più presto". Da questo momento conviene anche iniziare a tenere traccia per iscritto di ogni comunicazione.

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4. Oltre 30 giorni: fai valere gli interessi di mora

Tra imprese, il D.Lgs. 231/2002 ti riconosce automaticamente gli interessi di mora dal giorno dopo la scadenza, più un indennizzo forfettario di 40 € per ogni fattura, senza doverlo scrivere in fattura o in contratto. Richiamarli nel sollecito rende il messaggio più credibile.

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5. Oltre 60 giorni: la diffida di pagamento

La diffida è l'ultimo passo prima delle vie legali: un sollecito formale, meglio via PEC o raccomandata A/R, che fissa un termine ultimo (tipicamente 15 giorni) e avverte che, scaduto quello, seguiranno azioni di recupero. È il documento che da qui in poi farà da prova in caso di causa.

6. Ancora nulla? Decreto ingiuntivo o recupero crediti

Se la diffida resta senza risposta, le strade sono due: rivolgersi a un legale per un decreto ingiuntivo (un'ingiunzione di pagamento emessa dal giudice sulla base della fattura, spesso efficace già solo nell'essere notificata) oppure, per importi piccoli o clienti con cui vuoi mantenere un minimo di rapporto, un'ultima mediazione diretta prima di quel passo. In entrambi i casi, fatti seguire da un legale o dal tuo commercialista: qui si esce dal fai-da-te.

Perché la maggior parte dei ritardi si recupera prima del punto 5

• La velocità conta più del tono. Una fattura sollecitata entro una settimana si incassa molto più spesso di una lasciata "decantare" un mese.
• Un cliente, tutte le fatture aperte. Se un cliente ha più fatture scadute, mandare un sollecito unico con l'elenco completo è più efficace (e meno imbarazzante per entrambi) di solleciti separati.
• Tieni traccia di tutto. Uno scadenzario aggiornato è quello che ti dice, ogni mattina, chi sollecitare oggi senza doverlo ricordare a memoria.

Questa guida descrive la prassi comune e non sostituisce una consulenza legale: per casi specifici o importi rilevanti, chiedi sempre al tuo legale o al commercialista.