Scadenzario clienti: chi ti deve pagare, e da quando
Lo scadenzario clienti è l'elenco delle fatture emesse non ancora incassate, ordinate per scadenza. Serve a sapere ogni giorno chi sollecitare. Il problema è tenerlo aggiornato.
Perché lo scadenzario in Excel non regge
Quasi tutte le piccole imprese partono da un foglio Excel: numero fattura, cliente, importo, scadenza, pagata sì o no. Funziona per qualche settimana, poi succede sempre la stessa cosa:
- ogni fattura va ricopiata a mano, e basta saltarne una per perdere un credito;
- per segnare cosa è stato pagato bisogna confrontare riga per riga l'estratto conto;
- i pagamenti parziali e le rate fanno saltare i conti;
- dopo un mese di lavoro intenso nessuno lo aggiorna più.
Lo scadenzario si può ricavare dalle fatture che hai già
Dal 2019 ogni fattura tra imprese italiane è elettronica: un file XML che contiene già cliente, importo, data e condizioni di pagamento. Le scarichi tutte insieme dal cassetto fiscale (ecco come, in 2 minuti) o dal tuo programma di fatturazione.
Unendo le fatture con l'estratto conto della banca si ottiene lo scadenzario completo, senza scrivere niente:
- Fatture emesse: cosa devi incassare e quando scade.
- Estratto conto: quali bonifici hanno già pagato quali fatture, anche in parte.
- Il resto è lo scaduto: chi è in ritardo, di quanti giorni e per quanto.
Le colonne che servono davvero
Uno scadenzario utile per sollecitare ha poche colonne: cliente, numero e data della fattura, scadenza, importo residuo, giorni di ritardo. Ordinato per ritardo, ti dice in un colpo d'occhio con chi parlare oggi. Lo stesso vale al contrario per i fornitori: lo scadenzario fornitori ti dice cosa devi pagare nelle prossime settimane.
Lo scadenzario clienti, pronto in un minuto
ChiMiDeve legge le fatture elettroniche e l'estratto conto e ti prepara l'Excel con scadenzario clienti e fornitori, solleciti già scritti e previsione di cassa. Funziona nel browser: niente da installare, e i file non lasciano il tuo computer.
Domande frequenti
Va bene per le fatture alla Pubblica Amministrazione?
Sì: sono fatture elettroniche come le altre. Ricorda che per la PA il termine di pagamento è normalmente di 30 giorni (60 per alcuni enti, come quelli sanitari).
E se la fattura non indica la scadenza?
Si usa un termine predefinito, di solito 30 giorni dalla data della fattura, che è anche il termine di legge tra imprese quando non è stato concordato altro (D.Lgs. 231/2002).
Serve cambiare programma di fatturazione?
No. Le fatture elettroniche hanno lo stesso formato qualunque programma tu usi.